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# 需求 - 合同附件归档规约
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**版本**：1.0
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**日期**：2026-05-09
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**状态**：模块级开发规约
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**上级事实源**：[海音达OA-MVP需求规格说明书](./海音达OA-MVP需求规格说明书.md)
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**审批总依据**：[需求 - 统一审批中心规约](./需求-统一审批中心规约.md)
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**体验总依据**：[产品设计规则基线](./产品设计规则.md)
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本规约细化合同台账、合同编号、非涉密附件、归档位置、权限审计和业务关联要求。合同审批、合同变更审批和归档动作仍回到 OA 统一审批中心留痕；PC 和移动页面模式以产品设计规则基线为体验依据；本规约不替代公司法务制度。
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## 1. 模块目标与边界
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### 1.1 目标
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- 建立公司合同台账，避免合同编号、负责人、状态和归档位置分散在个人电脑或聊天记录中。
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- 将合同与客户/供应商、项目、采购、费用、报销和交付记录关联起来。
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- 对非涉密附件进行受控归档，并对查看、下载和归档动作留审计。
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- 明确涉密资料不进入公网 OA 的边界，降低小团队试运行风险。
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### 1.2 适用对象
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| 对象 | 说明 |
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| 销售或项目合同 | 与客户签署的销售、技术服务、项目交付合同 |
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| 采购或服务合同 | 与供应商、外包方、云服务或软件服务方签署的合同 |
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| 框架协议 | 与客户或供应商的框架合作协议 |
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| 补充协议 | 对原合同范围、金额、期限或付款条件的补充 |
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| 归档附件 | 非涉密合同扫描件、盖章页、验收单、往来确认、归档证明等 |
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### 1.3 暂不做范围
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- 首批不做电子签章、在线法务审查、红线对比或合同智能审阅。
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- 首批不做合同自动履约、自动催收、收付款核销或 ERP 入账。
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- 首批不做客户关系管理 CRM、供应商生命周期管理或完整法务系统。
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- 涉密合同正文、敏感报价、成本细节、客户敏感资料不进入公网 OA。
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- 不使用企业微信原生审批管理正式合同审批。
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- 不接入飞书文档或飞书审批作为合同事实源。
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## 2. 角色与权限
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| 角色 | 主要动作 | 权限边界 |
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| 合同负责人 | 新建合同台账、维护基本信息、上传允许上传的附件、发起审批或归档 | 只能维护自己负责或被授权的合同 |
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| 项目负责人 | 查看与项目相关合同、确认项目关联、补充交付或验收信息 | 不能越权下载无关合同附件 |
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| 财务 | 查看金额、付款条款、发票或收付款相关字段，参与财务复核 | 只处理财务范围字段和复核动作 |
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| 老板/总经理 | 审批重大合同或高风险变更，查看公司级合同摘要 | 查看和下载仍需审计 |
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| 管理员 | 维护合同类型、编号规则、归档位置、权限和基础字典 | 不默认拥有业务审批权；敏感附件查看需最小化授权 |
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| 系统管理员 | 维护存储、备份、日志和配置 | 不应直接查看合同正文，排障需留审计 |
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权限必须服务端校验。合同附件下载、归档、删除、替换和敏感字段查看都应写入审计日志。
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## 3. 入口与业务对象
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| 入口 | 用途 | 要求 |
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| 合同台账列表 | 按编号、名称、客户/供应商、项目、负责人和状态查询 | 支持基础筛选和权限数据范围 |
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| 合同详情页 | 查看合同字段、附件、审批历史、变更记录和业务关联 | 不展示无权限字段和附件 |
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| 项目页合同区域 | 汇总项目相关合同 | 只展示当前用户有权查看的合同摘要 |
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| 审批待办 | 处理合同审批、变更审批或归档审批 | 统一进入 OA 审批中心 |
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| 移动端详情 | 查看摘要和处理待办 | 不做复杂合同编辑，优先支持审批和查看摘要 |
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合同台账是首批核心。合同正文是否上传取决于敏感级别和公司制度；不能上传时，应登记线下归档位置。
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## 4. 字段要求
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### 4.1 合同主字段
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| 字段 | 要求 |
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| 合同编号 | 必填，OA 生成或管理员登记后校验唯一；历史合同允许补录编号 |
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| 合同名称 | 必填 |
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| 合同类型 | 必填，如销售合同、采购合同、服务合同、框架协议、补充协议 |
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| 甲方/客户 | 视合同类型必填 |
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| 乙方/供应商 | 视合同类型必填 |
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| 关联项目 | 推荐填写；项目相关合同应必填 |
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| 合同金额 | 金额类合同必填；框架协议可为空并说明 |
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| 币种 | 首批默认 CNY |
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| 签署日期 | 已签署后必填 |
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| 生效日期 | 可选 |
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| 到期日期 | 有固定期限时必填 |
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| 负责人 | 必填 |
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| 归档位置 | 必填或待归档；支持线下柜号、对象存储路径或外部编号 |
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| 敏感级别 | 必填，至少分为普通、内部敏感、涉密不上传 |
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| 状态 | 必填 |
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| 备注 | 可选 |
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### 4.2 附件字段
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| 字段 | 要求 |
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| 附件类型 | 合同扫描件、盖章页、补充协议、验收单、报价摘要、归档证明等 |
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| 文件名 | 必填 |
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| 文件 hash | 推荐，用于防重复和完整性校验 |
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| 上传人和上传时间 | 必填 |
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| 敏感级别 | 必填，继承合同或单独指定 |
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| 可见范围 | 必填，由权限规则计算或管理员配置 |
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| 下载次数和最近下载人 | 推荐记录 |
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### 4.3 变更记录字段
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| 字段 | 要求 |
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| 变更类型 | 金额、期限、范围、负责人、归档位置、附件、状态等 |
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| 变更前后值 | 关键字段必须记录 |
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| 变更原因 | 必填 |
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| 操作者和时间 | 必填 |
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| 是否触发审批 | 金额、期限、主体和关键条款变更应触发或关联审批 |
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## 5. 编号规则
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### 5.1 首批建议
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合同编号可采用 `HT-YYYY-序号` 或按业务类型扩展为：
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| 类型 | 示例 | 说明 |
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| 销售合同 | `HT-S-2026-0001` | S 表示销售或客户合同 |
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| 采购合同 | `HT-P-2026-0001` | P 表示采购或供应商合同 |
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| 服务合同 | `HT-V-2026-0001` | V 表示服务类合同 |
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| 补充协议 | `HT-SUP-2026-0001` | 可关联原合同编号 |
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### 5.2 规则要求
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- OA 生成的合同编号必须唯一。
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- 管理员补录历史合同时，也必须校验唯一。
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- 退回修改、审批重提、归档不改变合同编号。
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- 作废或终止合同不得释放编号重用。
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- 历史合同编号不符合新规则时允许原样补录，但应记录来源。
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## 6. 状态模型
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| 状态 | 含义 | 允许动作 |
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| 拟稿 | 合同信息录入中，未正式提交审批或签署 | 保存、提交审批、删除草稿 |
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| 审批中 | 合同或关键变更正在 OA 审批 | 审批、退回、驳回、转审、按规则撤回 |
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| 已签署 | 合同已签署但履行尚未完成 | 上传允许附件、登记签署日期、进入履行 |
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| 履行中 | 合同正在执行 | 关联项目、采购、费用、验收、收付款摘要 |
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| 已完成 | 合同义务完成 | 归档、查看、导出摘要 |
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| 已终止 | 合同提前终止或作废 | 记录原因、附件和审批记录 |
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| 已归档 | 合同资料已完成归档 | 普通字段锁定，后续修正追加记录 |
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拟稿、审批中、已驳回、已退回、已撤回等通用审批状态按统一审批中心语义处理；合同台账展示时可映射为以上合同业务状态。
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## 7. 审批和变更规则
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| 场景 | 是否进入 OA 审批 | 说明 |
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| 新合同签署前审批 | 是 | 金额、主体、项目、负责人、附件或线下归档位置应可查看 |
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| 合同金额变更 | 是 | 必须记录变更前后金额和原因 |
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| 合同期限变更 | 是或按规则 | 影响交付和付款时建议审批 |
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| 合同主体变更 | 是 | 客户或供应商变化必须审批 |
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| 负责人变更 | 可按规则 | 小团队可由管理员调整并留痕 |
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| 非涉密附件补充 | 可不审批但必须审计 | 例如归档证明、验收单 |
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| 合同终止 | 是 | 必须记录终止原因和审批历史 |
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| 合同归档 | 可按规则 | 归档动作必须留痕，敏感附件下载需审计 |
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合同审批链建议采用负责人主管 -> 老板/总经理，财务按金额或付款条款参与复核。当前阶段不做并行会签。
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## 8. 敏感资料与附件边界
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| 资料类型 | 是否进入公网 OA | 处理方式 |
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| 普通合同摘要 | 可以 | 录入台账字段 |
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| 非涉密盖章页或归档证明 | 可以 | 按权限上传和下载审计 |
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| 普通验收单或交付确认 | 可以 | 关联项目或合同 |
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| 涉密合同正文 | 不进入 | 只记录线下归档位置和责任人 |
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| 敏感报价 | 不进入或只录摘要 | 详细文件线下归档 |
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| 成本细节 | 不进入或最小化录入 | 只保留审批必要摘要 |
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| 客户敏感资料 | 不进入 | 线下受控保存 |
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| 账号密码、密钥、证书 | 禁止上传 | 需使用专门密钥管理或线下流程 |
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前端必须用业务语言提示“涉密资料请登记线下归档位置”，不能引导用户把敏感正文直接上传到公网 OA。
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## 9. 与其他模块关系
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| 模块 | 关系 |
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| 统一审批中心 | 合同审批、变更、终止和归档按统一审批留痕 |
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| 采购/费用 | 大额采购可关联合同；合同可查看相关采购/费用申请 |
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| 报销/OCR | 合同相关报销或付款附件可关联合同摘要，但发票处理仍由报销规约管理 |
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| 项目轻管理 | 项目页汇总相关合同、里程碑、交付和风险 |
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| 企业微信 | 只发送脱敏通知：合同编号、标题、状态和 deeplink |
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## 10. 异常规则
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| 异常 | 处理规则 | 用户提示或留痕 |
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| 合同编号重复 | 阻断保存或提交 | 提示使用新编号或检查历史合同 |
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| 必填字段缺失 | 阻断提交审批 | 明确缺少字段 |
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| 涉密资料上传 | 前端提示并阻断或由管理员下架 | 记录操作和处理结果 |
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| 无权限查看合同 | 服务端拒绝 | 不泄露合同名称、金额或附件信息 |
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| 无权限下载附件 | 服务端拒绝并记录安全日志 | 提示无权下载 |
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| 合同已归档后修改 | 普通用户禁止修改核心字段 | 授权角色追加修正记录 |
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| 附件 hash 重复 | 提示可能已上传 | 允许确认复用或取消 |
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| 项目已归档 | 默认不允许新增关联 | 管理员例外需记录原因 |
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## 11. 审计与归档包
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合同归档包至少包含：
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- 合同台账快照。
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- 合同编号、名称、主体、金额、负责人和项目关联。
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- 非涉密附件清单及文件 hash。
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- 线下归档位置或外部归档编号。
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- 审批历史、变更记录、终止记录和归档记录。
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- 附件上传、下载、删除、替换审计。
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- 关联采购、费用、报销、项目交付或验收记录摘要。
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合同导出首批只导出台账摘要，不批量导出合同正文或敏感附件。
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## 12. 验收场景
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| 场景 | 步骤 | 预期结果 |
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| 新建合同台账 | 负责人填写合同名称、客户、项目、金额、负责人和归档位置 | 合同保存为拟稿，编号唯一 |
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| 合同审批 | 负责人提交合同审批；主管或老板处理 | 审批历史完整，状态从拟稿进入审批中再到已签署或已通过业务态 |
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| 历史合同补录 | 管理员录入历史编号和线下归档位置 | 编号唯一校验通过，可标记已归档 |
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| 涉密合同处理 | 用户尝试上传涉密正文 | 系统提示不进入公网 OA，要求登记线下归档位置 |
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| 附件下载审计 | 有权限用户下载非涉密附件 | 下载成功，审计记录包含人员、时间和附件 |
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| 合同变更审批 | 修改金额或期限并发起变更 | 变更前后值和审批历史可追溯 |
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| 项目关联查看 | 合同关联项目；项目页查看合同摘要 | 项目页只展示有权限合同摘要 |
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| 归档后修正 | 管理员修改归档位置并填写原因 | 不覆盖历史，追加修正记录 |
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## 13. 后续开发拆分建议
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1. 合同台账数据模型、编号规则和历史合同补录。
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2. 合同列表、详情、创建和编辑页面。
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3. 合同审批、变更审批和终止审批接入统一审批中心。
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4. 非涉密附件上传、下载权限和审计。
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5. 敏感级别、线下归档位置和上传阻断提示。
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6. 项目、采购、费用、报销的业务关联。
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7. 合同摘要导出和归档包生成。
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8. 回归测试：编号唯一、审批、变更、附件审计、涉密阻断、归档后修正和权限拒绝。
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## 14. 后续 Backlog
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- 电子签章、合同在线签署和签署状态同步。
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- 法务审查、红线对比和合同模板库。
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- 履约计划、收付款核销、自动提醒和 ERP 入账。
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- CRM、供应商生命周期和合同风险评分。
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- 合同智能审阅、条款抽取和 AI 摘要。
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