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需求 - 采购费用审批规约
版本：1.0
日期：2026-05-09
状态：模块级开发规约
补充口径：OPOLICY1 后，小团队 V1 将预算硬控、复杂招采、完整采购订单、库存、三单匹配和供应商生命周期管理后置；正式启用前以资金安排说明、预算外原因、管理层审批留痕、附件证据、轻量验收/归档和 OA 审计为主。
上级事实源：海音达OA-MVP需求规格说明书
审批总依据：需求 - 统一审批中心规约
体验事实依据：产品体验事实源；视觉与交互裁决以 frontend-design 为准。
本规约细化采购申请和费用申请的业务边界、字段、状态、权限、异常、验收场景和后续开发拆分建议。采购台账 V1 是轻量申请审批和留痕，不是采购 ERP。审批动作、状态机、审批规则矩阵、权限数据范围和留痕要求，以统一审批中心规约为总依据；PC 和移动页面职责以产品体验事实源为依据；本规约只补充采购和费用业务自身规则。
1. 模块目标与边界
1.1 目标
- 让员工在采购或费用发生前，通过 OA 提交申请并完成审批留痕。
- 让主管、项目负责人、财务和老板能按金额、项目和事项风险审批。
- 让采购和费用申请能关联项目、合同、附件、报销或后续付款记录。
- 让采购执行后的轻量验收、归档和后续关联有证据可查。
- 为 10 人以下科技公司试运行提供轻量流程，不引入复杂招采体系。
1.2 适用对象
| 类型 | 说明 | 示例 |
|---|---|---|
| 采购申请 | 购买实物、服务、软件或项目材料前的申请 | 办公设备、硬件器件、软件订阅、云资源、项目材料 |
| 费用申请 | 费用发生前或发生过程中的事项审批 | 招待费、活动费、快递费、测试服务费、临时外包费 |
| 关联事项 | 审批通过后可关联的业务对象 | 项目、供应商、合同、验收附件、报销单、付款记录 |
费用申请不替代报销。报销是费用发生后基于发票、附件和付款状态的财务报账流程；费用申请是事前或过程性审批。后续可支持“费用申请通过后关联报销单”，首批不要求自动抵扣或预算占用。
1.3 暂不做范围
- 首批不做复杂招采、询比价、竞价、招标公告或评标流程。
- 首批不做供应商准入、供应商评分、黑名单或供应商生命周期管理。
- 首批不做预算占用、预算冻结、预算释放和预算超额控制。
- 首批不做支付执行、银行直连、ERP 入账或财务凭证生成。
- 首批不做库存管理、资产自动入账、采购订单全生命周期或三单匹配。
- 首批不从采购申请、报销单或付款结果自动生成固定资产卡片；采购明细只允许标记资产候选，后续由管理员在资产台账中手动建卡。
- 不使用企业微信原生审批；企业微信只做脱敏通知和 deeplink。
- 采购单、费用申请、报价、供应商资料、合同草稿、验收材料和附件不上传到企业微信原生审批或企业微信附件。
- 不接入飞书审批、飞书项目或飞书文档作为正式流程。
1.4 OPOLICY1 小团队 V1 裁剪口径
采购/费用在正式启用前采用“小团队 V1”口径：先满足申请、审批、附件证据、轻量验收/归档、关联项目/合同、付款/AP 留痕和审计，不把复杂预算、完整采购订单或完整招采系统作为前置。
- 预算降级为资金安排说明、预算外原因和管理层审批留痕；不得为了通过系统而在代码里硬编码未经确认的金额阈值。
- 采购比价、招标、评标、供应商准入、供应商评分、黑名单、库存、三单匹配和完整采购订单继续作为 P2 后置能力；V1 只保留供应商摘要、风险说明、保密要求、验收/归档摘要和项目/合同/付款关联。
- 审批异常 SOP 固定为阻断项：无审批人、自审、越权可见、附件含账号凭据或涉密原文、付款/AP 无法闭环时，当天建修复合同、人工绕行留风险或暂停对应流程。
- P2 冻结项包括复杂 BPM、预算硬控、ERP/银行流水导入、真实支付直连和 AI 自动写规则；采纳前必须另建 Trellis task。
2. 角色与权限
| 角色 | 主要动作 | 权限边界 |
|---|---|---|
| 申请人 | 创建草稿、填写采购/费用信息、上传附件、提交、撤回允许撤回的申请、查看本人申请 | 只能编辑本人草稿、已退回和规则允许重提的申请；不能审批自己的申请 |
| 主管 | 在待我处理/审批详情中审批团队成员的采购/费用申请、退回补充材料、转审给合适人员 | 只能处理分配给自己的待办；金额阈值由审批规则控制；采购/费用列表和普通详情不直接放审批动作 |
| 项目负责人 | 审核与自己负责项目相关的采购/费用必要性、项目归属和交付影响 | 只能查看和处理与自己项目相关或分配给自己的事项 |
| 财务 | 复核金额、发票或后续报销关联、付款条件和财务风险 | 不自动拥有业务最终审批权；财务复核和例外处理必须留痕 |
| 老板/总经理 | 审批中高额或高风险采购/费用 | 操作仍需进入 OA 审批历史，不允许线下口头审批替代正式记录 |
| 管理员 | 维护费用类型、审批规则、供应商基础字典、项目字典和权限 | 不默认拥有业务审批权；规则调整需留审计 |
服务端必须做权限校验。前端按钮显隐仅用于体验，不作为授权依据。
3. 入口与业务对象
3.1 入口
| 入口 | 用途 | 要求 |
|---|---|---|
| PC 采购/费用列表 | 查看、筛选、创建和管理采购/费用申请 | 适合主管、财务和管理员批量查看 |
| PC 详情页 | 查看字段、附件、审批历史和业务关联 | 审批状态、当前节点和历史必须与统一审批中心一致 |
| 移动端申请入口 | 员工快速创建和查看状态 | 字段应精简，附件上传可用 |
| 移动审批页 | 审批人处理待办 | deeplink 应回到 OA 移动详情或审批页 |
| 项目页关联入口 | 从项目查看相关采购/费用 | 项目负责人可看到项目相关事项 |
3.2 业务对象
采购/费用申请至少包含申请单、明细、附件、审批实例、轻量验收/归档摘要和业务关联。首批可先实现单据主表加明细列表，不要求完整采购订单模型，也不建立库存、三单匹配或供应商生命周期模型。
采购/费用列表只显示附件完整性、验收/归档摘要、缺失提示和进入详情入口；报价、合同草稿、验收材料、付款证明等证据材料的预览、下载、删除、替换和批量打包必须进入详情页、详情命令区、台账工具或授权审计路径。
采购/费用审批动作集中在 待我处理、审批详情或移动审批详情执行。采购/费用列表和普通详情只显示审批状态、当前节点、历史、查看处理、查看进度、补材料 或进入审批任务入口，不直接放 通过、驳回、退回、转审。
4. 字段要求
4.1 申请单主字段
| 字段 | 采购申请 | 费用申请 | 要求 |
|---|---|---|---|
| 申请编号 | 必填 | 必填 | OA 生成，唯一，不随退回重提变化 |
| 申请类型 | 采购 | 费用 | 必填，用于审批规则和列表筛选 |
| 标题 | 必填 | 必填 | 用于待办、通知和列表摘要 |
| 申请人 | 必填 | 必填 | 默认当前登录人 |
| 部门 | 推荐 | 推荐 | 可从人员信息带出 |
| 关联项目 | 推荐 | 视情况 | 科技项目材料、软件订阅、测试服务等应关联项目 |
| 供应商 | 推荐 | 视情况 | 已知供应商时填写；未知时允许待定 |
| 费用类型 | 采购分类 | 费用分类 | 使用可配置字典 |
| 预计金额 | 必填 | 必填 | 用于审批规则；需支持含税/不含税口径说明 |
| 币种 | 默认人民币 | 默认人民币 | 首批默认 CNY，外币作为后续扩展 |
| 期望交付时间 | 推荐 | 可空 | 采购需要填写；费用类可选 |
| 期望付款时间 | 可选 | 可选 | 只做审批参考，不代表系统执行付款 |
| 用途说明 | 必填 | 必填 | 说明采购/费用必要性 |
| 附件 | 按规则 | 按规则 | 报价单、截图、需求说明、合同草稿、验收材料等 |
| 状态 | 必填 | 必填 | 与审批状态同步 |
4.2 明细字段
| 字段 | 要求 |
|---|---|
| 名称 | 必填，如设备、材料、服务、软件订阅名称 |
| 规格或说明 | 可选，描述型号、服务范围或使用期限 |
| 数量 | 采购类推荐填写，费用类可选 |
| 单价 | 可选；若填写数量和单价，应自动计算小计 |
| 小计金额 | 必填或由数量单价计算 |
| 关联项目或任务 | 可选；用于项目成本汇总 |
| 资产候选 | 可选；只表示后续可能需要登记固定资产，不代表已经入库、已验收或已生成资产卡片 |
| 备注 | 可选 |
4.3 附件要求
| 金额或事项 | 建议材料 | 首批校验 |
|---|---|---|
| 小额日常费用 | 截图、说明或必要附件 | 不强制复杂材料，但必须有用途说明 |
| 采购实物或服务 | 报价单、商品链接、规格说明 | 大额采购建议必传至少一个证明材料 |
| 软件订阅或云资源 | 订阅页面、报价截图、账号/项目用途说明 | 不保存密码、密钥或敏感凭据 |
| 项目材料 | 项目关联、材料清单、交付或验收说明 | 建议关联项目 |
| 大额采购 | 报价、合同草稿或验收附件 | 建议关联合同或后续验收记录 |
附件不得包含账号密码、密钥、客户涉密资料、敏感报价明细等不应进入公网 OA 的内容；确需留存时只记录线下归档位置。企业微信消息只允许展示采购/费用的脱敏标题、编号、状态和 OA 链接，不承载附件原文。
采购/费用附件按“业务附件受控入库”处理，不作为自由文件共享：
- 报价、供应商资料、合同草稿、验收材料和交付证明可以作为授权业务原文附件进入采购/费用流程，但必须绑定申请单、项目、合同或付款对象。
- 上传前必须明确材料类型，例如报价、供应商资料、合同草稿、验收材料、交付证明、付款证明或用途说明。不同类型适用不同校验、权限、审计和展示位置，不使用一个万能
上传附件入口混收全部材料。 - 待审批附件不得被普通员工跨业务浏览；审批人、项目负责人、采购/财务复核人按职责预览或下载。
- 敏感报价、客户资料、账号截图、完整配置或供应商高敏资料默认只登记摘要和线下归档位置；如确需上传，应标记为保密或受限，并要求下载用途和审计。
- 外发给供应商、客户或 AI/Codex 初审的材料只能使用脱敏副本或摘要，不得直接外发 OA 内部原文附件。
5. 状态模型
| 状态 | 含义 | 允许动作 |
|---|---|---|
| 草稿 | 申请人编辑中，未提交审批 | 保存、提交、删除草稿 |
| 审批中 | 已进入统一审批中心 | 审批、退回、驳回、转审、按规则撤回 |
| 已通过 | 审批完成，允许后续采购执行、报销关联或付款准备 | 查看、补充执行/验收记录、发起关联动作 |
| 已驳回 | 审批被否决 | 查看原因、复制新建或按规则重提 |
| 已退回 | 审批人要求补充或修改 | 修改后重提、撤回 |
| 已撤回 | 申请人撤回，流程终止 | 查看历史、复制新建 |
| 已完成 | 采购/费用事项已关闭或归档 | 查看、归档、审计 |
| 已取消 | 审批通过后因业务原因取消执行 | 查看、记录取消原因 |
审批中的状态流转、转审、并发处理和通知失败处理，按统一审批中心规约执行。
采购/费用删除、撤回、取消、作废和归档语义遵循产品体验事实源：草稿可删除；审批中按规则撤回；已通过后业务不执行用取消；已形成编号、合同、付款、资产候选或归档证据后如需失效应用作废或追加异常记录；完成后归档只读，后续修正追加记录并留审计。
6. 审批规则
以下阈值是 10 人以下公司试运行建议值，正式制度可由管理员调整，后续实现不得硬编码。
| 类型 | 金额阈值 | 默认审批链 | 复核要求 |
|---|---|---|---|
| 费用申请 | <=500 元 |
直属主管 | 财务可事后抽查 |
| 费用申请 | 500-3000 元 |
直属主管 -> 财务复核 | 财务确认费用类型、票据或后续报销口径 |
| 费用申请 | >3000 元 |
直属主管 -> 老板/总经理 -> 财务复核 | 建议补充用途、项目和附件 |
| 采购申请 | <=1000 元 |
直属主管 | 视费用类型抽查 |
| 采购申请 | 1000-5000 元 |
直属主管 -> 老板/总经理 | 必要时财务复核付款条件 |
| 采购申请 | >5000 元 |
直属主管 -> 老板/总经理 -> 财务复核 | 建议关联合同、报价或验收附件 |
补充规则：
- 项目相关采购可增加项目负责人节点，但首批可先通过转审或串行节点实现。
- 同一申请不得由申请人审批自己；如果申请人就是主管，应进入明确配置且非本人的老板/总经理或兜底审批节点。
- 采购/费用审批链、直属主管、老板/总经理、自审禁止、
manager、ceo、admin的角色口径，以 需求 - 统一审批中心规约 为准；本规约不重复维护第二套审批事实源。 - 无审批人时阻断提交，不生成半截流程。
- 审批通过不代表已经付款、入账、入库、形成固定资产或完成采购执行。
7. 与其他模块关系
| 模块 | 关系 |
|---|---|
| 统一审批中心 | 采购/费用提交后生成审批实例和待办，审批历史由统一审批中心管理 |
| 报销/OCR | 费用发生后可关联报销单；发票、OCR、付款和导出仍由报销规约管理 |
| 合同归档 | 大额采购或服务采购可关联合同台账；合同正文和敏感附件按合同规约处理 |
| 项目轻管理 | 项目页汇总采购/费用事项，用于项目成本和风险参考 |
| 资产台账 | 采购明细或报销材料可提供资产候选线索；到货、验收或报销完成后，由管理员核对实物、数量、归属、是否耗材、是否退货/赠品，再手动创建 FA 资产卡片并关联来源单据 |
| 企业微信 | 只发送脱敏通知和 deeplink，审批动作回 OA 完成；采购、报价、供应商和附件不进企微原生审批或企微附件 |
采购/费用页的跨模块关联采用“摘要 + 跳转”：可以展示项目、合同、报销、资产候选和付款/AP 的编号、名称、状态、金额/数量、负责人、证据完整性和下一步，但不在采购页复制项目管理、合同归档、报销发票/OCR、资产建卡或付款处理流程。需要处理时跳转到对应模块详情、审批任务或财务处理页。
采购/费用列表和普通详情只显示付款/AP 状态、回单状态、查看付款、补回单 或进入付款记录入口，不直接放 标记已付款、取消付款、批量付款、执行付款。付款准备、付款批次、回单留痕和取消付款标记统一进入付款/财务处理详情，并按财务权限和审计执行。
8. 异常规则
| 异常 | 处理规则 | 用户提示或留痕 |
|---|---|---|
| 必填字段缺失 | 阻断保存提交或阻断提交审批 | 明确指出缺少字段 |
| 金额为 0 或负数 | 阻断提交 | “金额必须大于 0” |
| 供应商未知 | 允许提交，但需填写待定原因 | 审批人可退回补充 |
| 附件缺失 | 小额允许说明替代；大额建议阻断或提示补充 | 按费用类型和金额规则提示 |
| 项目已归档 | 不允许再关联新增采购/费用，除管理员例外 | 记录例外原因 |
| 审批人缺失 | 阻断提交 | 提示联系管理员配置审批规则 |
| 审批通过后取消 | 仅申请人或授权角色可发起取消，需记录原因 | 写入审计日志和业务历史 |
| 后续报销金额超出申请 | 首批只提示人工核对；不做自动预算占用 | 财务复核时可查看关联申请 |
9. 审计与数据归档
必须保留：
- 申请单快照、明细、附件清单和业务编号。
- 提交、审批、退回、驳回、撤回、转审、取消和完成记录。
- 附件上传、下载、删除或替换记录。
- 轻量验收、归档和执行结果摘要。
- 关联项目、合同、报销或付款记录的变更记录。
- 财务复核、例外处理和管理员修正原因。
归档后普通用户不得修改核心字段；如需修正，由授权角色追加修正记录，不直接覆盖历史。
10. 验收场景
| 场景 | 步骤 | 预期结果 |
|---|---|---|
| 小额费用申请 | 员工创建 300 元费用申请并提交；主管审批通过 | 单据进入已通过，审批历史、通知和状态一致 |
| 中额费用财务复核 | 员工提交 2000 元费用申请；主管通过；财务复核通过 | 生成主管和财务两个节点，最终已通过 |
| 大额采购审批 | 员工提交 8000 元采购申请并上传报价附件；主管、老板、财务依次处理 | 串行节点完整，附件可查看，审批通过后可补充验收/归档摘要或关联后续事项 |
| 退回补充材料 | 审批人退回要求补充报价；申请人补充附件后重提 | 保留同一编号和退回历史，重新进入审批中 |
| 无审批人阻断 | 删除或停用兜底审批人后提交 | 提交失败，不生成半截流程 |
| 企业微信通知回 OA | 待办产生后发送企业微信消息；审批人点击 deeplink | 打开 OA 对应申请或审批页，不能在企业微信原生审批完成 |
| 项目关联汇总 | 采购申请关联项目；项目页查看相关事项 | 项目页可看到该采购/费用摘要 |
| 审批后取消 | 已通过申请因业务变化取消；授权角色填写原因 | 状态为已取消，原因和操作者留痕 |
11. 后续开发拆分建议
- 采购/费用数据模型与编号规则。
- 采购/费用申请创建、编辑、提交和详情页。
- 采购/费用审批接入统一审批中心。
- 附件上传、下载、权限和审计。
- 金额阈值、费用类型和审批规则配置。
- 项目、合同、报销、付款/AP 和轻量验收/归档的业务关联。
- PC 列表、移动入口和企业微信 deeplink。
- 回归测试：小额、中额、大额、退回、驳回、撤回、取消、无审批人和通知失败。
12. 后续 Backlog
- 供应商管理、准入和评分。
- 询比价、招采、评标和采购订单全生命周期。
- 预算占用、预算释放和超预算控制。
- 付款计划、银行支付、ERP 入账和凭证生成。
- 库存、三单匹配、固定资产自动入账和完整验收单管理。
- 多币种、税率、复杂合同付款节点。