wangsli/hyb-oa
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代码 工单 合并请求 工作流 8 软件包 项目 发布 百科 活动
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hyb-oa/docs/admin-handbook.md
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10 KiB
原始文件 Blame 文件历史

hyb-oa 管理员手册（10 人以下团队版）

1. 适用范围

  • 适用于 small_team_internal 工作区模式。
  • 适用于单公司、少部门、全员账号密码登录的小团队。
  • 目标不是替代飞书/钉钉等 SaaS，而是把内部高频管理动作收口到一个系统。

2. 管理员每周固定动作

  • 周一：查看 Portal 的团队状态、上周周报汇总、入离职待办、资产待归还。
  • 周中：处理公告、请假审批、员工档案更新、离职阻塞项。
  • 周五：催交周报、查看高优先级待办、确认下周请假和资产交接。

3. 首次上线最小配置

  1. 进入 工作区设置，确认产品模式为 small_team_internal。
  2. 仅保留主导航：Portal、团队、请假、报销、资产、周报、待办、公告。
  3. 将 采购、差旅、预算、支付批次、AP 运营 等模块降级为管理员备用。
  4. 在 用户管理 中按推荐预设配置：老板 / 管理员 / 主管 / 员工。
  5. 检查功能开关：
    • 建议开启：portal_home_v1、announcements_v1、presence_board_v1、weekly_report_v1、employee_lifecycle_v1、todo_board_v1、global_search_v1
    • 建议保留备用：payment_batch_v1、cutover_console_v1

4. 人员生命周期管理

4.1 入职

  1. 在 人员管理 创建员工账号。
  2. 打开员工详情页，补齐部门、职位、直属上级、试用期结束日、工作地点、紧急联系人。
  3. 发起 入职，系统会自动生成 checklist：账号初始化、资产发放、制度确认。
  4. checklist 全部完成后，员工状态自动从 onboarding 进入 probation。

4.2 转正 / 调岗

  • 转正：记录事件并将员工状态改为 active。
  • 调岗：记录部门、直属上级、职位调整，同时生成调岗交接 checklist。
  • 这两个动作只做管理留痕，不引入复杂审批流。

4.3 离职

  1. 发起 离职 后，系统自动生成离职 checklist：资产归还、权限回收、费用与审批清理、交接说明。
  2. 若员工仍有名下资产或待处理审批任务，系统不会自动完成离职。
  3. checklist 完成且阻塞清零后，账号会被停用，主业务入口对该账号不可再用。

5. 团队状态管理

  • 员工每天可在 Portal 或 团队 页更新状态：在岗 / 居家 / 外出 / 出差。
  • 已批准请假会自动覆盖当天状态为 请假。
  • 管理员只需要看当天分布，不做打卡、迟到、排班和月度统计。

6. 周报与待办

  • 周报固定三段：本周完成 / 当前阻塞 / 下周计划。
  • 建议每周五下班前提交，周一老板看团队汇总。
  • 需要跟进的事项可从周报沉淀为待办。
  • 高优先级待办建议由老板或管理员统一看板跟进。

7. 公告与 Portal 使用建议

  • 公告只发公司级通知、制度更新、假期提醒，不做复杂 CMS。
  • Portal 首屏建议重点看：
    • 今日团队状态
    • 未提交周报人数
    • 需协助员工
    • 入/离职待办
    • 资产待归还
    • 审批待办

8. 备用模块治理

  • 采购、差旅、预算、支付批次、AP 运营保留代码和历史数据，但不作为全员主路径。
  • 若短期完全不用，保持管理员可见即可，不必删除。
  • 只有出现真实场景时，再恢复到主导航或单独扩展。

9. 推荐上线顺序

  1. 先开 Portal + 公告 + 团队状态
  2. 再推 周报 + 待办
  3. 同步启用 入职/离职/资产交接
  4. 最后根据实际需要保留轻量报销与请假

10. 试点验收口径

  • 全员都能登录并进入 Portal
  • 至少 1 次真实入职或模拟入职跑通
  • 至少 1 次真实离职或模拟离职跑通
  • 全员连续 4 周提交周报
  • 管理员不再额外维护“今日在岗表”或“离职交接表”

11. 4 周观测操作法

  1. 每周一进入 Portal 查看“试点观测摘要”，记录近 7 天登录覆盖率、周报提交率、团队状态覆盖率。
  2. 每周五在 deploy/trialrun/observation-template.md 填写本周结论、关键阻塞、是否需要调整提醒或导航。
  3. 若某周有员工未登录、未提周报、未更新状态，优先通过公告或站内通知补提醒，不引入额外表格。
  4. 连续 4 周都达到预期后，再将 R17-6 关单并形成最终验收结论。

12. 企业微信入口与登录策略

  • 建议把企业微信定位为 入口 + 提醒 + 可选免登，不要在企业微信里再维护第二套审批或项目录入路径。
  • 默认工作台入口落到 /portal，员工真正操作仍在 hyb-oa 内完成。
  • 企微免登建议先完成账号绑定，再逐步在试点部门开启；任何时候都保留账号密码回退。
  • 若 OA 部署到公网，生产建议同时满足：HTTPS、COOKIE_SECURE=true、登录失败锁定、限流、审计开启。

正式接入最小步骤

  1. 在企业微信管理后台创建或编辑自建应用。
  2. 将工作台入口配置为：https://oa.hyinda.com/api/auth/wecom/login?returnTo=%2Fportal。
  3. 将 OAuth 回调地址配置为：https://oa.hyinda.com/api/auth/wecom/callback。
  4. 在 deploy/trialrun/.env 中补齐并开启：
    • WECOM_ENABLED=true
    • WECOM_ENTRY_ENABLED=true
    • WECOM_OAUTH_ENABLED=true
    • WECOM_CORP_ID=...
    • WECOM_AGENT_ID=...
    • WECOM_AGENT_SECRET=...
    • WECOM_REDIRECT_URI=https://oa.hyinda.com/api/auth/wecom/callback
    • WECOM_ALLOWED_RETURN_HOSTS=oa.hyinda.com
  5. 先让管理员用账号密码登录，在 个人设置 完成一次绑定，再测试企业微信工作台直达。

员工会看到的典型状态

  • 未绑定：登录页会提示“当前企业微信账号尚未绑定”，回退到账号密码登录。
  • 已绑定：从企业微信工作台进入后直接落到 Portal。
  • 入口未开放：个人设置仍可绑定，但登录页不会把企业微信作为正式入口展示。
  • 配置不完整：个人设置会明确提示缺少 CorpID / AgentID / 回调地址 等原因。

13. 轻项目管理使用建议

  • 项目主档只做轻量管理：成员、里程碑、任务、风险、交付记录、合同台账与资料引用。
  • 不要把 hyb-oa 推成完整项目组合平台；甘特图、资源排产、CRM 仍不在本主线。
  • 员工日常动作建议统一挂项目：
    • 差旅申请挂项目
    • 报销单挂项目
    • 周报按项目拆分进展
    • 待办可直接挂项目
  • 管理层每周主要查看 项目 页中的逾期里程碑、高优任务、风险与费用/出差汇总，而不是再维护第二套项目台账。

14. 涉密边界

  • hyb-oa 只记录涉密合同或资料的元数据：编号、责任人、密级、归档位置、离线档案号。
  • 涉密正文、涉密附件、详细报价/成本/毛利、敏感客户资料不进入公网 OA。
  • 企业微信通知不得发送涉密正文，只保留最小必要信息和 deeplink。
  • 如项目被标记为涉密，管理员应要求正文继续保存在内网文件盘、NAS 或离线档案中。

15. 初始化与导入建议

  1. 首次上线先完成系统初始化：数据库迁移、配置种子、管理员种子。
  2. 不要直接把开发库、测试库或旧 OA 整库导入到生产。
  3. 如需导入，只导最小必要主数据：
    • 部门
    • 员工
    • 角色
    • 在用资产
    • 活跃项目
    • 合同元数据
  4. 不导入这些内容：
    • 历史审批单
    • 通知历史
    • 审计日志
    • 聊天记录
    • 涉密正文与附件
  5. 建议顺序：初始化系统 -> 管理员登录验证 -> 最小主数据导入 -> 小范围试点 -> 全员启用。

16. 公网部署最低建议

  1. 为 OA 配置独立 HTTPS 域名，例如 https://oa.example.com。
  2. 在 deploy/trialrun/.env 中设置：
    • APP_ORIGIN=https://oa.example.com
    • COOKIE_SECURE=true
    • PUBLIC_SECURITY_HARDENING_ENABLED=true
  3. 若启用企业微信入口，补齐：WECOM_* 与 WECOM_ALLOWED_RETURN_HOSTS。
  4. 将 OPENAPI_DOCS_ENABLED 保持为 false，不要在公网生产暴露文档入口。
  5. 定期检查审计日志中的登录失败、Refresh 来源不匹配与涉密资料查看记录。

17. 网页自动化门禁（R28/R30）

  • 推荐发布时直接执行：bash scripts/qa/run-release-gate.sh all。
  • 发布前至少执行一次：bash scripts/qa/run-web-gates.sh smoke-local。
  • 发版前或主分支合并前建议执行：bash scripts/qa/run-web-gates.sh full-local。
  • 发布到 https://oa.hyinda.com 后，使用独立 smoke 账号执行：bash scripts/qa/run-web-gates.sh smoke-live。
  • live smoke 只做只读检查，不允许提交审批、付款、导入或任何真实业务写操作。
  • 如果本机已配置 LIVE_SMOKE_*，bash deploy/trialrun/deploy.sh 完成远端部署后会自动补跑 live smoke。
  • 首次接入企微、SMTP 或证书变更可人工复核；日常发布不再要求手点页面验收。

18. R23 试点收口纪律

  • 客户沟通如果影响项目计划、交付、报价、风险或下一步动作，必须在 24h 内回填到 项目 -> 客户沟通。
  • 回填只写结果摘要、下一步动作和下次跟进日期，不粘贴完整聊天记录，不上传私人微信截图。
  • 项目经理每周至少检查一次 项目 -> 项目收口 面板，确认红黄灯来源是否已经处理。
  • 若某项收口任务选择 已豁免，必须填写理由；豁免不代表永久忽略，只代表本周软约束放行。
  • 试点期每周五复盘一次“仍靠聊天/表格补流程”的案例，并决定是补回填纪律还是补最小功能。

19. R29 设计与工作台治理口径

  • 首页不再做“模块超市”，而是先告诉员工今天该做什么。
  • 管理员不要把备用模块重新平铺到主导航，避免系统再次变成模块拼盘。
  • 员工入口默认认知应保持为：企业微信进入 -> Portal 查看今日动作 -> 进入具体模块处理。
  • 如果未来新增页面，请优先复用统一骨架：
    • 首页：WorkbenchHero + MetricCard + SectionPanel
    • 列表页：PageHeader + FilterBar + 主列表
    • 详情页：概览 -> 执行 -> 留痕 -> 归档/合规
  • 若某页面出现两个以上竞争级主按钮，应视为设计回退并在上线前修正。
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